Ci après la « Convention »

Entre les soussignés

1/ Le responsable du traitement:

La SPRL “EG Renovation”, dont le siège est établi à 1180 Uccle, Avenue des Sorbiers 25, TVA BE-0848.072.285, RPM Bruxelles, francophone, représentée ici valablement par ses gérants, Messieurs Carlos de Meester de Betzenbroeck et Xavier de Jacquier de Rosée ;

 

Ci-après dénommée le « Responsable du traitement »

2/ Le Sous-traitant:

La SPRL “GM CONCEPT”, dont le siège est établi à 1410 Waterloo, Chaussée de Bruxelles 94B, TVA BE-0842.900.801, RPM Nivelles, représentée ici valablement par son gérant, Monsieur Michael Robert ;

 

Ci-après dénommée le « Sous-traitant »

Le Sous-traitant et le Responsable du Traitement sont dénommées ci-après ensemble les « Parties » ou séparément une « Partie ».

CONSIDÉRANT QUE

Dans le cadre de l’exécution de certaines activités pour le Responsable du Traitement, le Sous-traitant, d’une part, aura accès à des Données à Caractère Personnel et/ou, d’autre part, devra traiter des données à caractère personnel, dont le Responsable du Traitement est responsable au sens du Règlement européen général sur la protection des données (« RGPD ») entrant en vigueur le 25 mai 2018 et abrogeant la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel jusque-là en vigueur.
Au moyen de la présente convention, les Parties souhaitent établir par écrit leurs accords réciproques concernant (i) la gestion, la sécurisation et/ou le traitement de Données à Caractère Personnel et (ii) le respect des obligations du RGPD.

Il est convenu ce qui suit :

Définitions
Mission : Toutes les activités que le Sous-traitant exécute pour le compte du Responsable du Traitement, et toute autre forme de collaboration par laquelle Le Sous-traitant Traite des Données à Caractère Personnel pour le Responsable du Traitement, indépendamment du caractère juridique de la convention dans le cadre de laquelle cela a lieu ;
Sociétés liées : Toute société liée à une des Parties, conformément à l’article 11 du Code des sociétés ;
Personne Concernée : Personne à qui une Donnée à Caractère Personnel a trait
Fuite de Données : Sans autorisation, la publication, l’accès, l’abus, la perte, le vol ou la destruction accidentelle ou illicite de Données à Caractère Personnel, que le Sous-traitant Traite pour le compte du Responsable du Traitement ;
Services : Tous les services que le Sous-traitant dispense au Responsable du Traitement dans le contexte de l’exécution de la Mission et qui impliquent un Traitement des données à Caractère Personnel par le Sous-traitant ;
Donnée(s) à Caractère Personnel : Toute donnée concernant une personne physique identifiée ou identifiable ;
Législation Vie Privée : (i) la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de Données à Caractère Personnel et/ou (ii) le Règlement européen de 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE et/ou (iii) la (future) législation belge concernant la mise en œuvre du Règlement susmentionné.
Sous-traitant Ultérieur : Tout Sous-traitant désigné par le Sous-traitant ; Plus précisément, le Sous-traitant mettra tout son savoir-faire à disposition, dans l’exécution de la Mission, pour exécuter la Mission selon les règles de l’art, comme il sied à un Sous-traitant spécialisé.
Traitement/Traiter : Tout acte ou tout ensemble d’actes concernant des Données à Caractère Personnel, effectués ou non par des procédés automatisés, parmi lesquelles il convient de comprendre, sans limitation : la collecte, l’enregistrement, le classement, la conservation, la mise à jour, la modification, la recherche, la consultation, l’utilisation, la fourniture au moyen d’un envoi, la diffusion ou une quelconque autre forme de mise à disposition, le rassemblement, la mise en liaison de Données à Caractère Personnel, ainsi que la protection, l’effacement, ou la destruction de Données à Caractère Personnel.
Les annexes suivantes font partie de la présente convention :
Annexe I Aperçu (i) des Données à Caractère Personnel que les Parties prévoient de traiter, (ii) les catégories de Personnes Concernées dont les Parties prévoient de Traiter les Données à Caractère Personnel (iii) de l’utilisation (c.-à-d. le(s) mode(s) de Traitement) des Données à Caractère Personnel, les finalités et les moyens du (des) Traitement(s) (iv) du (des) délai(s) d’utilisation et de conservation des (différents types de) Données à Caractère Personnel ;
Annexe II Description des mesures de sécurité prises par le Sous-traitant.
1. Qualité des parties
Les Parties reconnaissent et acceptent, dans le cadre du Traitement des Données à Caractère Personnel, que le Responsable du Traitement sera considéré comme le ‘Contrôleur / Responsable du Traitement’ et Sous-traitant comme le ‘Processeur / Sous-traitant’. En outre, le Sous-traitant sera habilité à faire appel à des Sous- traitants Ultérieurs conformément aux dispositions de l’Article 5.
2. Objet
2.1 Dans ce cadre, le Sous-traitant (et/ou ses éventuels Sous-traitants Ultérieurs) doit également permettre au Responsable du Traitement ou à un tiers (auquel le dernier cité fait appel) d’exécuter des inspections – comme, mais sans limitation à des audits – et d’assurer au Responsable du Traitement ou à un tiers la collaboration nécessaire à cette fin. Le Sous-traitant Traitera les Données à Caractère Personnel de façon convenable et minutieuse, et ce en conformité avec la Législation Vie privée et avec toute autre réglementation applicable relative au Traitement de Données à Caractère Personnel. Plus précisément, le Sous-traitant mettra tout son savoir-faire à disposition, dans l’exécution de la Mission, pour exécuter la Mission selon les règles de l’art, comme il sied à un Sous-traitant spécialisé.
2.2 Le Sous-traitant ne Traitera toutefois les Données à Caractère Personnel que pour le compte du Responsable du Traitement et suivra toutes les instructions du Responsable du Traitement, telles que décrites à l’Annexe I, à ce sujet, sauf obligations légales dérogatoires. Dans un tel cas, le Responsable du Traitement doit informer le Sous-traitant de cette obligation légale avant le début du Traitement, à moins que cette loi n’interdise de tels Traitements, pour des motifs importants d’intérêt général.
2.3 Le Responsable du Traitement, en tant que Responsable du Traitement, a et conserve le contrôle total concernant entre autres (i) le Traitement des Données à Caractère Personnel, (ii) quelles Données à Caractère Personnel sont collectées, (iii) le but du Traitement et (iv) la question de savoir si le Traitement est proportionnel (non-limitatif).
Le contrôle relatif aux Données à Caractère Personnel dispensé dans le cadre de la présente convention ne repose dès lors jamais sur le Sous-traitant.
2.4 Sauf convention écrite contraire et explicite émanant du Responsable du Traitement, le Sous-traitant ne Traitera aucune Données à Caractère Personnel en dehors d’un des Etats membres de l’Union Européenne.
2.5 En aucun cas le Sous-traitant ne traitera des Données à Caractère Personnel au-delà de ce qui a été convenu dans la présente Convention. Par conséquent, le Sous-traitant ne Traitera pas des Données à Caractère Personnel à ses propres fins ou au profit d’un tiers. Il ne lui sera pas non plus permis de transférer ces Données à des Sociétés liées, sans l’approbation écrite préalable du Responsable du Traitement.
3. Mesures de Sécurité
3.1 Compte tenu de l’état de la technique, le Sous-traitant prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour sécuriser les Données à Caractère Personnel et pour maintenir leur sécurité de façon adéquate – y compris la sécurisation contre toute forme d’utilisation et/ou de Traitement et de sécurisation imprudent(e), non expert(e), non compétent(e) ou illicite contre la perte, la destruction ou les dommages – ainsi que pour la protection de la confidentialité et de l’intégrité des Données à Caractère Personnel, telles que décrites à l’Annexe II.
3.2 Si le Sous-traitant ne prend pas les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées et ne parvient pas – dans un délai raisonnable spécifié par le Responsable du Traitement – à prendre les mesures appropriées, le Responsable du Traitement a le droit – dans la mesure du possible – de mettre en œuvre ces mesures de sécurité lui-même ou par le biais d’un tiers aux frais du Sous-traitant et sans préjudice des droits que le Responsable du Traitement a en vertu de la présente Convention.
4. Sous-traitants ultérieurs
4.1 Le Sous-traitant reconnaît et accepte ne pas pouvoir faire appel à des Sous-traitants Ultérieurs pour l’exécution de la Mission sans l’accord écrit et préalable du Responsable du Traitement.
Le Responsable du Traitement sera libre de lier certaines conditions à son autorisation, qu’il pourra imposer aux Sous-traitants Ultérieurs.
4.2  En cas d’accord écrit et préalable du Responsable du Traitement (cf. Article 5.1), le Sous-traitant s’assurera que les Sous-traitants Ultérieurs soient au moins liés par les mêmes obligations que celles qui lui sont imposées par la présente Convention.
4.3 Une liste exhaustive des Sous-traitants Ultérieurs, auquel le Sous- traitant fait appel pour l’exécution de la Mission, devra être mise à disposition du Responsable du Traitement par le Sous-traitant. Cette liste devra reprendre l’identité de tous les Sous-traitant Ultérieurs et de leur pays d’implantation.
4.4 Le Sous-traitant s’engage à informer le Responsable du Traitement par écrit et préalablement à toute modification de la liste susmentionnée (par exemple ajouter ou remplacer un Sous-traitant Ultérieur).
Le Sous-traitant reconnaît, cependant, qu’un nouveau Sous-traitant Ultérieur ne peut être engagé par le Sous-traitant que moyennant l’accord écrit du Responsable du Traitement.
4.5 Au cas où le Sous-traitant souhaite faire appel à un Sous-traitant Ultérieur localisé en dehors de l’Union Européenne, le Sous-traitant garantit – sans préjudice à l’Article 5.2 – que ce Sous-traitant Ultérieur assure un niveau de protection des Données à Caractère Personnel conformément à la Législation Vie Privée.
Le Sous-traitant s’engage dans tous les cas à en fournir la preuve.
4.6 Sans préjudice de l’utilisation du Sous-traitant Ultérieur par le Sous- traitant, ce dernier devra agir en tant que point de contact unique envers le Responsable du Traitement et sera responsable pour les actes et omission de ses Sous-traitants Ultérieurs de la même manière qu’il aurait été responsable s’il exécutait les services de chaque Sous-traitant Ultérieur sous les termes de cette convention.
5. CONFIDENTIALITE
5.1 Le Sous-traitant assure la confidentialité des Données à Caractère Personnel. Le Sous-traitant ne mettra donc pas les Données à Caractère Personnel à la disposition de tiers, ni ne transférera celles- ci sans l’approbation écrite préalable du Responsable du Traitement, sauf lorsque :

  • La présente convention déroge à cette règle ;
  • La publication/communication est requise par la loi ou par une décision judiciaire ou émanant d’une autre autorité (de quelque nature que ce soit). Dans un tel cas, le Sous-traitant discutera avec le Responsable du Traitement, préalablement à la publication et/ou à la communication, de l’ampleur et du mode de la publication/communication.
5.2 Le Sous-traitant garantit que son personnel, engagé dans le Traitement de Données à Caractère Personnel, est informé de la nature confidentielle des Données à Caractère Personnel, a reçu la formation appropriée quant à ses responsabilités et a exécuté les conventions écrites de confidentialité. Le Sous-traitant devra assurer que de telles obligations de confidentialité subsisteront après la fin de l’engagement du personnel.
5.3 Le Sous-traitant devra garantir que son accès aux Données à Caractère Personnel est limité au personnel exécutant la Mission conformément à la présente convention.
6. NOTIFICATION
6.1 Le Sous-traitant s’efforcera d’informer le Responsable du Traitement dans un délai raisonnable, mais jamais au-delà de 24 heures, après avoir en avoir pris connaissance, lorsqu’il :

  • Reçoit une demande d’information, une citation ou une requête en inspection ou en audit d’une instance publique compétente, en rapport avec le Traitement des Données à Caractère Personnel. Dans un tel cas, le Sous-Traitant devra vérifier les motifs de la requête et/ou de la citation, de même que l’identité de la personne qui introduit la requête et/ou la citation, et en informer le Responsable du Traitement ;
  • A l’intention de mettre les Données à Caractère Personnel à la disposition d’une instance publique compétente ;
  • Constate ou présume raisonnablement qu’une Fuite de Données s’est produite en ce qui concerne les Données à Caractère Personnel.
6.2 Dans le cas d’une Fuite de Données, le Sous-traitant s’engage à :

  •  En informer le Responsable du Traitement, de manière détaillée, aussi vite que possible, mais jamais au-delà de 24 heures après avoir eu connaissance de la Fuite de Données ;
  • Aussi vite que cela est raisonnablement possible mais jamais au- delà de 24 heures après en avoir pris connaissance, prendre les mesures appropriées et correctrices pour mettre fin à la Fuite de Données et pour prévenir et/ou limiter une éventuelle Fuite de Données à l’avenir, et en informer le Responsable du Traitement de toutes les mesures prises.
6.3 Le Sous-traitant sera, à cet égard, tenu d’indemniser le Responsable du Traitement de tout dommage qu’il aurait pu causer suite à la Fuite de Données et devra fournir l’assistance au Responsable du Traitement avec obligation de faire rapport en vertu de la Législation Vie Privée
6.4 Le Sous-traitant ne devra en aucun cas informer un quelconque tiers d’une Fuite de Données (potentielle), sans l’autorisation écrite préalable du Responsable du Traitement.
7. DROITS DE LA PERSONNE INTÉRESSÉE
7.1 Dans la mesure où le Responsable du Traitement – dans le cadre de l’utilisation qu’il fait de des Services – n’est pas en mesure de corriger, de modifier, de bloquer ou de supprimer les Données à Caractère Personnel, tel que requis par la Législation Vie privée, le Sous-traitant satisfera – pour autant qu’il y soit légalement tenu – à une demande commerciale raisonnable du Responsable du Traitement visant à permettre de tels actes.
7.2 Le Sous-traitant informera le Responsable du Traitement sans délai, dans la mesure permise par la loi, lorsqu’il reçoit une demande d’une Personne Intéressée concernant l’accès aux, la correction, la modification ou la suppression des Données à Caractère Personnel de la Personne Intéressée. Le Sous-traitant ne réagira toutefois pas à une telle demande d’une Personne Intéressée sans l’autorisation écrite préalable du Responsable du Traitement, sauf pour confirmer que la demande a trait au Responsable du Traitement pour lequel le Responsable du Traitement a donc donné son accord. 
Le Sous-traitant accordera au Client une collaboration et assistance commerciale et raisonnable dans le cadre du traitement d’une demande d’une Personne Intéressée concernant l’accès aux, la correction, la modification ou la suppression des Données à Caractère Personnel de cet Intéressé, dans la mesure permise par la loi.
8. BIFFURE OU RESTITUTION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
8.1 Après la fin de la Mission et/ou en cas de résiliation de la convention, le Sous-traitant accordera au Responsable du Traitement un certain délai (pas inférieur à un (1) mois suivant la fin de la convention) durant lequel le Responsable du Traitement aura la possibilité d’exporter ses Données à Caractère Personnel. 
Une fois que le délai d’exportation précité a expiré, le Sous-traitant procédera à l’effacement permanent des Données à Caractère Personnel, sauf lorsqu’un stockage d’une durée supérieure de telles Données à Caractère Personnel, ou d’une partie de celles-ci, est requis par la Législation Vie Privée.
8.2 Si un stockage d’une durée supérieure est requis conformément à la Législation vie Privée, le Sous-traitant s’engage à crypter les Données à Caractère Personnel.
9. Contrôle
9.1 Le Sous-traitant s’engage à mettre à disposition du Responsable du Traitement toutes les informations qui sont nécessaires pour permettre au Responsable du Traitement de vérifier si le Sous- traitant respecte les dispositions de la convention.
9.2 Dans ce cadre, le Sous-traitant (et/ou ses éventuels Sous-traitants Ultérieurs) doit également permettre au Responsable du Traitement ou à un tiers (auquel le dernier cité fait appel) d’exécuter des inspections – comme, mais sans limitation à des audits – et d’assurer au Responsable du Traitement ou à un tiers la collaboration nécessaire à cette fin.
9.3 Les Parties conviennent que l’exécution de telles inspections ne causeront pas de retard dans l’exécution de la Mission par le Sous- traitant.
Si un tel retard devait cependant avoir lieu, le Sous-traitant devrait en informer immédiatement le Responsable du Traitement et les Parties devraient essayer de trouver, aussitôt que possible et en concertation, une solution adaptée.
9.4 Le Sous-traitant effectuera chaque recommandation, imposée par le Responsable du Traitement pour l’amélioration de l’exécution de la Mission par le Sous-traitant, dans la période déterminée par le Responsable du Traitement.
9.5 Tous les frais générés par de telles inspections par le Responsable du Traitement, seront supportés par le Responsable du Traitement, à moins que les résultats desdites inspections indiquent que le Sous- traitant n’a pas exécuté la Mission conformément à la convention.
10. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
Tous les droits de propriété (intellectuelle) – tels que mais pas limités aux droits d’auteur et aux droits sur les bases de données – concernant la collecte des Données à Caractère Personnel, les copies et leur Traitement, restent et resteront la propriété exclusive du Responsable du Traitement ou de son/ses donneur(s) de licence.
11. RESPONSABILITÉ
11.1 Le Sous-traitant est responsable et indemnise le Responsable du Traitement pour tout dommage résultant de la non-conformité par le Sous-traitant (i) aux dispositions de la convention, (ii) aux politiques internes, procédures, pratiques exemplaires du Responsable du Traitement et/ou (iii) à la Législation Vie Privée et toutes autres règles concernant le Traitement de Données à Caractère Personnel.
11.2 Par conséquent, le Sous-traitant sera, entre autre, responsable pour (i) le paiement de toute amende administrative imposée par l’autorité de contrôle et/ou (ii) les dommages subis par la/les Personnes Intéressée(s) et/ou le Responsable du Traitement.
12. DURÉE
12.1 La présente convention dure aussi longtemps que dure la Mission et ne pourra prendre fin avant la fin de la Mission.
12.2 Les dispositions de la présente convention continuent de s’appliquer pour autant que nécessaire pour le déroulement de la présente convention et pour autant que celles-ci soient destinées à survivre la fin de la présente convention (comme mais sans limitation aux Articles 9 et 15
13. DISPOSITIONS FINALES
13.1 L’éventuelle nullité d’une ou de plusieurs clauses de la présente convention ou d’une partie de celle-ci ne porte pas préjudice à la validité et à l’applicabilité des autres clauses et/ou du reste de la disposition en question. En cas de nullité d’une ou de plusieurs clauses, les Parties négocieront pour remplacer la disposition nulle par une disposition équivalente qui répond à l’esprit de cette disposition. Si les Parties ne parviennent pas à un accord, le juge compétent pourra atténuer la disposition nulle dans le mesure de ce qui est (légalement) permis.
13.2 Les dérogations, les modifications et/ou les additions à la convention ne sont valables et impératives pour autant qu’elles aient été acceptées par les deux Parties.
13.3 La présente convention, ainsi que les droits et obligations qui en découlent pour les Parties, ne sont pas cessibles, directement ou indirectement, sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie.
13.4 La non-application éventuelle ou même répétée d’un quelconque droit par les Parties ne peut être considérée que comme de la tolérance à l’égard d’une certaine situation, et n’entraîne pas de forclusion.
13.5 La présente convention prévaut sur toutes autres conventions conclues entre le Responsable du Traitement et le Sous-traitant.
14. DROIT & JURIDICTION APPLICABLES
14.1 Toutes discussions, questions et litiges concernant la validité, l’interprétation, la conformité, l’exécution et/ou la résiliation de la présente convention sont régies et interprétées conformément au droit belge.
14.2 Tous les éventuels litiges et difficultés pouvant survenir dans le cadre de la mise en œuvre de la présente convention relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement où le Responsable du Traitement a son siège social.